הגדרות תפקיד

 

הגדרת תפקיד הינו מסמך המגדיר את מהות התפקיד, הדרישות מבעל התפקיד, המשימות הנגזרות מהן והתוצאות המצופות. המסמך מהווה תיאום ציפיות בין המעסיק לעובד.

בכתיבת הגדרת תפקיד קיים מתח בין הגדרה מדויקת אשר מאפשרת תיאום ציפיות ברור ומיקוד המנהל/עובד במשימות מוגדרות  לבין הגדרה עמומה יותר המאפשרת גמישות.

 בנוסף, קיים מתח בין הגדרה מפורטת הכוללת את מיפוי התפקיד ובין הגדרה מתומצתת הממוקדת בליבת התפקיד ומאפשרת ראייה רוחבית טובה יותר של הארגון.

הגדרת תפקיד יכולה לכלול את הפרקים הבאים או חלקם:

מהות התפקיד, מיקום וחשיבות התפקיד בארגון, מיקום התפקיד בעץ הארגוני (כפיפות וכפיפים), מיומנויות ויכולות הכרחיות למילוי התפקיד, תחומי סמכות ואחריות, דרישות כלליות מבעל התפקיד, משימות שונות הנגזרות מהדרישות הכלליות, אתגרים מיוחדים ופירוט ממשקי עבודה.

ב"בינות", בניית הגדרת התפקיד מתחילה בהתאמת הפורמט המתאים לארגון ובחירת המרכיבים הרלוונטיים לספר הגדרות התפקיד. זאת, תוך לקיחה בחשבון של כלי הניהול המערכתיים הנוספים. כתיבת הגדרות התפקיד מתבצעת תוך שיח תיאום ציפיות בין העובד והמנהלים שמעליו.  

​

 

מאפייני המודל של "בינות" לכתיבת הגדרות תפקיד:

 

1. שיח רציף עם המנהלים בארגון בשלבי התהליך השונים.
    

2. בתהליך הכתיבה נערכים דיונים על חשיבות המשימות השונות ותרומתם לארגון וקיים תיאום ציפיות לא רק לגבי הגדרת התפקיד בכללותה אלא אף למשימות הליבה.
    

3. תהליך הכתיבה של תפקיד חדש וקיים הינו שונה. בתפקיד חדש המיקוד הוא על הבניית התפקיד החדש בתוך המערכת. בתפקיד קיים ישנו דגש על שיח בין העובד/מנהל למנהלים מעליו לצורך למידה מיטבית וקביעת הגדרת תפקיד בה השינויים ניתנים להטמעה במצב הקיים.
    

4. התייחסות לממשקים ותהליכי עבודה קיימים – בארגון בו מוגדרים ממשקים ותהליכי עבודה, הגדרת התפקיד מתייחסת אליהם.

​

​

כתיבת הגדרות תפקיד בשילוב עם כתיבת תוכנית עבודה

 

כאשר נכתבת תוכנית עבודה מפורטת ישנה השפעה הדדית בין תהליכים אלו:

מצד אחד, תוכנית העבודה מהווה מצע לכתיבת הגדרת התפקיד. תחומי האחריות של בעל התפקיד והמשימות הנגזרות מהן מפורטות בתוכנית העבודה ומאפשרות כתיבה מדויקת יותר של הגדרת התפקיד.

מצד שני, החשיבה על תחומי האחריות והגדרת התפקיד והמשימות שהוחלט שהן נגזרות ממנה, מוטמעות בתוכניות העבודה ומתבצעת מדידה עקבית אחר ביצוען.

 

 

כתיבת הגדרות תפקיד בהתייחס לשינוי המבנה הארגוני

 

שינוי מבנה ארגוני יוצר בדרך כלל שינוי בתפקידים הקיימים או בחלקם.  

כתיבת הגדרות תפקיד תורמת למיקוד התהליך של שינוי המבנה הארגוני ולהגדרה מדויקת של התפקידים הנדרשים במבנה החדש. כאשר קיימות הגדרות תפקיד מתקופת טרום השינוי, נדרש עדכון של ההגדרות לצורך הטמעת השינוי בארגון והסדרתו.