ממשקים ותהליכי עבודה

 

תהליך עבודה הינו אוסף פעילויות מובנה הממיר משאבים לתוצרים. תהליך עבודה רצוי הינו תהליך מוסדר, שקוף וברור לכלל השותפים וכן תהליך אשר ניתן למעקב ולמדידה לצרכי הטמעה, ניתוח ושיפור.

ממשק מתאר קשר בין מספר יחידות בארגון לצורך הפקת תוצר באמצעות תהליך עבודה משותף. רצוי כי הממשק יוגדר היטב ויהיה ברור לכלל השותפים ולארגון כולו.

​

בארגונים ציבוריים רוב תהליכי העבודה מבוצעים עלי ידי מספר יחידות (2 ויותר). 

הקשר בין תהליכי העבודה והממשקים הינו דו כיווני – מחד, הגדרת הממשקים משפיעה על תהליך העבודה (סדר פעולות, האחראים לפעולות השונות ועוד) ומאידך, בחירת תהליך עבודה אופטימאלי משפיע על הממשק בין היחידות. לכן, העבודה על ממשקים ותהליכי עבודה נעשית ברוב המקרים כמקשה אחת.

ממשקים ותהליכי עבודה מוגדרים וברורים הנסמכים על ניסיון העבר על הצלחותיו וכשלונותיו, מסייעים ליעילות הארגון (תפוקה גבוהה יותר במשאבים נתונים), מפחיתים מאבקים פנימיים וחוסכים זמן ניהול יקר הנדרש לפתירת משברים ולכיבוי שריפות.

לפיכך בחינת הממשקים ותהליכי העבודה מעת לעת מאפשרת שיפור מתמיד, והינה מומלצת.

​

ב"בינות", הגדרת הממשקים ותהליך העבודה הרצוי מבוצעים במקביל תוך הבנת השפעות הגומלין. מתבצע מיפוי המצב הקיים בממשק ובתהליך העבודה תוך בחינת החוזקות והחולשות, מוצעת חלופה/ות לממשק ולתהליך העבודה הרצוי, מתקיימים דיונים לגבי החלופות השונות ונבחרת החלופה הרצויה.

​

לאחר בחירת החלופה המועדפת מוצגים 3 תוצרים לדיון ואישור:

​

1. מסמך סופי מפורט של הממשק ותהליך העבודה – תיאור מילולי.
    

2. רשימת בדיקה (check list) רשימה זו מטרתה בחינת עמידה בהטמעת התהליך (לעיתים כוללת רשימה זו גם אמנת שירות פנימית).
    

3. תרשים זרימה לתיאור התהליך.

 

לאחר אישור תהליך העבודה הרצוי והממשק, התוצרים מוצגים ליחידות השונות ומוצעת תוכנית להטמעת הממשק ותהליך העבודה הרצוי.

 

 

מאפייני המודל של "בינות" ממשקים ותהליכי עבודה:

 

1. יצירת סדר עדיפויות לבחירת תהליכי העבודה לטיפול
    

2. פשטות ובהירות – הן הממשק והן תהליך העבודה מוגדרים באופן ברור בתרשים זרימה. 
    

3. הטמעה –  תהליכי המדידה המוצעים מסייעים להטמעת הממשק ותהליך העבודה.