מבנה ארגוני מתאים מהווה כלי מפתח מרכזי לעבודה מיטבית של כל ארגון, בהיותו בעל השפעה רבה על יעילות העבודה והשגת מטרות הארגון.

המבנה הארגוני משקף את תפיסת מטרות הארגון ותרבותו תוך פריסת מיקום היחידות השונות בהירככיה הארגונית.

המבנה הארגוני מהווה מחד את ה"שלד" המבני של הארגון (בחלוקת המשימות) ומאידך, מהווה את "מערכת העצבים" של הארגון ביצירת היררכיה ארגונית והגדרת היחסים הפורמליים אשר מתוכם נגזרת העברת המידע בארגון.

השינויים התכופים בשיטות העבודה, בשיפורים טכנולוגיים ובהגדרה מחודשת של מטרות הארגונים הציבוריים מחייבים בחינה מעת לעת של המבנה הארגוני והתאמתו למטרות הארגון ולכלים העומדים לרשותו.

שינוי מבנה הינו משימה מורכבת אשר מהווה הזדמנות לשיפור משמעותי. עם זאת, בשל מורכבות וחשיבות הנושא, תהליך השינוי עלול לגרום לנזקים רבים, כאשר איננו מבוצע כראוי.

בחינה מעמיקה של מבנה ארגוני צריכה לפיכך להיות מבוססת על הכרת המשימות השונות, ידע בתחומי התוכן של הארגון והבנה מעמיקה של הארגון ותרבותו.

 

במודל אשר פותח ב"בינות", בבחינת המבנה הארגוני וגיבוש הצעה לשינויים נדרשים, ישנו שילוב בין תפישה תיאורטית של מבנה ארגוני רצוי, לבין תהליך מובנה של הבנה מעמיקה של הארגון ותרבותו. ההצעה הסופית משלבת בין שני מרכיבים אלו. בנוסף, ניתן דגש רב על ההטמעה והקצב הרצוי להטמעה. 

 

 

מאפייני המודל של "בינות" לבחינה וגיבוש הצעה למבנה ארגוני:

1. שיח רציף עם המנהלים בארגון בשלבי התהליך השונים.
    

2. ההמלצות המתגבשות תוך כדי התהליך משמשות כמצע לדיון פורה עם הנהלת הארגון לצורך שילוב מיטבי בין מבנה אופטימלי מותאם למשימות, לרגישות לתרבות הארגונית ורק בהמשך לתהליך זה מגובשת הצעת מבנה ארגוני מתאים ומוגשת לאישור ההנהלה.
    

3. מנופי שינוי – ההמלצות כוללות גם התייחסות לסדרי עדיפויות בהטמעת השינוי כך שניתן יהיה במידת הצורך לבצע שינוי חלקי/מדורג באופן מושכל.
    

4. עלות השינוי – עלות השינוי מהווה מרכיב משמעותי בהחלטה על המבנה האפשרי. עלות זו נלקחת בחשבון ומשפיעה על התוצר הסופי.
    

5. הטמעה – לצורך הטמעה נכתבת תוכנית מפורטת להטמעת השינוי הארגוני בהתחשב במנופים, במשאבים ובאילוצים ארגוניים אחרים. תוכנית זו כוללת אבני דרך מדידים לבחינת התקדמות השינוי.
    

 

בחינת מבנה ארגוני בשילוב עם כתיבת תוכנית עבודה

המלצתנו היא כי בחינה והטמעה של שינוי המבנה הארגוני תיעשה במקביל לכתיבת תוכנית עבודה מהסיבות הבאות:
 

1. קישור למטרות הארגון והמחלקות – תוכנית העבודה מפרטת את מטרות הארגון וכן את מטרות היחידות השונות ומאפשרת התאמה טובה יותר של המבנה למטרות הארגון.
    

2. הטמעה – בתוכניות העבודה היחידתיות מוטמע השינוי הארגוני באופן מפורט ואשר ניתן למדידה.  
    

3. תוכנית עבודה מאפשרת השוואה בבחינת המשימות בין המצב לפני השינוי הארגוני ואחריו ומוודאת שאין משימות אשר "נופלות בין הכסאות".