תוכנית העבודה הינה כלי מרכזי המאפשר שקיפות, תיאום ועבודה ממוקדת לקידום מטרות הארגון. התוכנית מהווה "מערכת ההפעלה" המערכתית של הארגון.

במודל תוכנית העבודה של "בינות", המשימות מתוכננות תוך התחשבות במשאבים הקיימים. כמו כן, תוכנית העבודה מלווה בתהליך מדידה עקבי ומובנה, אשר מאפשר בחינה של מידת העמידה ביעדים, דיון בנושאים בעייתיים ובאפשרות קידומם. תהליך מדידה זה מאפשר תכנון עתידי טוב יותר.

תהליך המדידה וכן ההתחשבות במשאבים מסייעים לכתיבת תוכנית עבודה ריאלית ולמניעת מצב שבו קיים קשר קלוש בלבד בין תוכנית העבודה וביצועה בפועל.

התוכנית מהווה מעין "חוזה" בין כותבי התוכניות להנהלה. התוכנית כוללת התחייבות של הכותבים לתוצאות באותם נושאים שהוחלט על פי שיקולים של סדרי עדיפויות להכניסם לתוכנית העבודה בשנה הבאה, אולם תוצאות אלו מותנות בקיומם של המשאבים שהובטחו. אישור תוכנית העבודה על ידי ההנהלה, מהווה אישור לנושאים שיטופלו (לסדרי העדיפויות), והסכמה לתוצאות המצופות, בהתאם למשאבים.

 

 

מאפייני תוכנית העבודה

 

1. חשיבה תוצאתית – היחידה מתחייבת לתוצאות קונקרטיות ומדידות. בתוכניות מפורטות התוצאות וכן דרכי המדידה (מדדים). כמו כן, נקבעים היעדים המספריים לשנה הבאה (ערכים). המדדים כוללים הן מדדי ביצוע (מדדים אשר בוחנים את עמידת המחלקה בביצוע המשימות) והן מדדי הצלחה (אשר בודקים השגת המטרה).
    

2. תוכנית העבודה מקושרת משאבים – כדי לאמוד את התוצאות הצפויות יש לבחון את המשאבים העומדים לרשות המערכת. במערכות ציבוריות, למשאבי הזמן חשיבות רבה. לכן, הנושאים המופיעים בתוכנית העבודה כוללים הן משימות אשר מקושרות לסעיפים של תקציבי פעולה והן משימות אשר  מבוססות כוח אדם.
    

3. פעילות שוטפת ומשימות חדשות – תוכנית העבודה כוללת את כלל פעילות היחידות ואינה עוסקת רק בפרויקטים יחודיים / משימות חדשות. הצגת התכנון והמעקב אחר כלל פעילות היחידה מסייעת לפיתוח ולמעקב אחר העבודה השוטפת לצד קידום פרויקטים חדשים. בנוסף, הצגת תכנון הפעולות השוטפות מסייעת למניעת מצבים בהם קיימת התמקדות בפרויקטים יחודיים/חדשים על חשבון עמידה במטלות השוטפות.
    

4. שפה מובנת לכל – תוכנית העבודה מיועדת לשקף את פעולת הארגון גם לכאלו שאינם אנשי מקצוע (מנהלים, דרג פוליטי ולקוחות). בהתאם לכך, התוכנית כתובה בשפה בהירה על מנת שניתן יהיה להבין ולבקר את מטרות היחידה. כמו כן, ההלימה בין המטרות השונות והמשאבים המוקצים לנושא ניתנת לבחינה פשוטה יותר.
    

5. כתיבה ממוקדת – התוכנית כתובה באופן המאפשר סקירת פעילות היחידה ויעדיה המרכזיים, תוך המנעות מפירוט יתר המוביל למצב שבו "מרוב עצים לא רואים את היער".
    

6. מדידה – תוכנית העבודה מלווה בתהליכי מדידה מובנים. המדידה מסייעת למחוייבות של הכותבים כלפי מימוש תוכנית העבודה ולשיפור מתמיד של תהליך התכנון. דיוני המדידה הינם הזדמנות לשיח בין היחידות השונות וההנהלה וקידום פתרונות לנושאים מורכבים. המדידה הינה תהליך משמעותי ביותר בהטמעת תוכנית העבודה בארגון ובהתאם לעומק תהליך המדידה נקבעים אופי וקצב השינוי בארגון.
    

7. התפתחות רב שנתית – תהליך כתיבת תוכניות העבודה הינו תהליך רב שנתי אשר מתפתח בצורה הדרגתית בארגון. כל שנה נוספים מרכיבים אשר מעמיקים ומרחיבים את התהליך בהתאם ליכולות הארגון והקצב המתאים לו.
    

8. ועדת היגוי – כתיבת תוכניות העבודה ותהליכי המדידה מציפים בעיות ואתגרים רבים ביחידות השונות. הכתיבה מלווה על ידי ועדת היגוי המסייעת בקידום פתרונות וקבלת החלטות. למעורבות של ועדת ההיגוי חשיבות רבה בהצלחת התהליך.